Funktioner.

Mötesöversikt

Mötesöversikten är till för att du ska kunna hitta all information kring ett möte samlat på ett ställe. Du kan också se vem som läst vad inför mötet.

Mötesöversikten säkerställer att du och dina styrelsemedlemmar alltid har tillgång till relevanta dokument och information inför ett möte.

Strukturerad mötesprocess

I Boardeaser Styrelseportal kan du som administratör överblicka och hantera varje möte i tydliga och intuitiva steg:

• Planera
• Skapa dagordning
• Skicka kallelse
• Skapa protokoll
• Justera

Planeringsverktyg

Första steget i vår mötesprocess är planeringen. Här får du hjälp att sätta grunden för er mötesstruktur och ange:

• Mötesrubrik
• Mötesnummer
• Tidpunkt
• Plats
• Tema
• Syfte
• Förberedelser
• Skicka mötesinformation

Dagordningshantering

I Boardeaser får du stöd att snabbt och smidigt ta fram en välstrukturerad dagordning:

• Använd färdiga mallar eller skapa egna.
• Ange föredragande person till respektive punkt.
• Välj bland färdiga punkttyper.
• Planera tiden enklare med tidsdisposition.
• Inbyggda standardfaser underlättar skrivandet.
• Lägg till bilagor.

Protokollhantering

I Boardeaser för du effektivt protokoll i portalen direkt i sittande möte. Protokoll (och beslut) är ofta en färskvara och det finns ett stort värde i att få det klart, justerat och signerat så snart som möjligt.

• Basera ditt protokoll på dagordningen för ett effektivt skrivande.
• Hantera närvaron med bara knappklick.
• Spara tid i skrivandet med färdiga standardfraser.
• Lägg till bilagor direkt i protokoll.

Justeringsprocess

Ett mejl skickas till utsedda justerare som enkelt kan logga in för att granska och begära eventuella ändringar direkt i portalen.

Beslut och beslutsuppföljning

Boardeaser Styrelseportal har en smart beslutshantering där du bland annat kan:

• Lägga till nya beslut.
• Följa upp beslut direkt i dagordning och protokoll.
• Ansvarsfördela beslut till olika personer.
• Spara alla beslut till en vy där du kan se status och hantera alla beslut.
• Exportera beslutslogg som Excel eller PDF.
  

Kalenderintegration

När du prenumererar på kalendern i Boardeaser, visas alla möten som skapats i portalen i din egen kalender.

Uppdateras något i Boardeaser så uppdateras också din kalender så att du enkelt kan hålla reda på alla mötestider.

Läsindex

Det är viktigt att alla ledamöter är inlästa på den information som krävs för beslut. Med läsindex kan du se vem som har läst vad inför ert möte.

Årsplanering

I Boardeaser kan du skapa en årsplanering och ett årshjul för de aktiviteter som ingår i styrelsens arbete.

Du kan exempelvis definiera:

• Antal möten per år exkl. konstituerande.
• När ert styrelseår börjar (när konstituerande styrelsemöte ska hållas.
• Antal dagar mellan ekonomiredovisning och vd-rapport.
• Antal dagar mellan vd-rapport och möte.

Om du arbetar integrerat med Boardeaser Rapportering kan du också ange:

• Dag i månad för begäran av uppdaterad bokföringsfil från ekonomiansvarig.

Automatisk arkivering i mappstruktur

E-signering av protokoll och dokument

Med funktionen för e-signering kan du smidigt e-signera och hämta in signaturer av dokument och protokoll.

Dokument signeras i PDF-format.

Boardeaser samarbetar med Assently för hantering av e-signaturer. Tjänsten har stöd för flera nordiska e-legitimationer.

Unika, säkra mötesrum för varje möte

Med videomöten kan styrelsen sammanträda även om alla inte är på samma plats fysiskt. För varje videomöte skapas ett unikt, säkert videorum hos Boardeasers samarbetspartner Whereby.

Rekommenderade webbläsare är Chrome och Firefox.

Integrerat i mötesverktyget

Utvärderingsmallar

Rapportverktyg

Statistik

Offline-läge

Läsläge

Noteringar på dokument

Sök bland alla dokument

Koppla beslut till projekt

Projektöversikt

Automatisk mappstruktur

Inhämtning av bokföringsdata

Läs in organisationens bokföringsdata till Boardeaser genom att aktivera en integration till ditt bokföringssystem eller genom att läsa in SIE- eller SAF-T-filer.

Systemet stöder även inläsning av annan data med hjälp av Excel-filer, detta ingår i produkten Nyckeltalsanalys.

Smarta integrationer

För att inhämta din bokföringsdata har Boardeaser färdiga kopplingar till alla vanliga, svenska bokföringssystem.

Färdiga dashboards med vanliga finansiella nyckeltal

Med Ekonomianalys får du en tydlig, visuell överblick över företagets finansiella situation, med hjälp av våra noga framtagna standarddashboards.

I våra färdiga dashboards kan du exempelvis se nyckeltal som omsättning, resultat, eget kapital etc.

När du har läst in bokföringsdata till ditt konto, uppdateras dashboards (och eventuella rapporter) omedelbart med beräkningar av alla nyckeltal. Dessa uppdateras automatiskt så snart ny data lästs in.

Skapa och skräddarsy egna dashboards

Dela dashboards till flera organisationer

Drill-down

Drill-down gör det möjligt att analysera data på en mer detaljerad nivå, så som kostnadsställe, kontonivå, transaktion, verifikat och fakturabilder.

Importera data från Excel – för en djupare analys

Med Nyckeltalsanalys får du möjlighet att kombinera din bokföring med andra typer av data med hjälp av Excel-filer.

Du kan till exempel läsa in operativa data för att se nyckeltal som intäkt per anställd.

Detta ger dig möjlighet att få en mer komplett analys av din organisations status.

Skapa egna nyckeltal med enkelt verktyg

Du behöver inte vara expert på formler, i Boardeaser får du stöd att bygga egna nyckeltal som du vill följa upp.

Du kan skapa en graf från nyckeltal med några få klick, med hjälp av ett intuitivt nyckeltalsverktyg visualiserar just det du vill se.

Rapportmallar

Med vårt rapporteringsverktyg följer flera färdiga rapportmallar för olika ändamål.

Bland annat erbjuder vi mallar för periodrapporter (liten, mellan, stor) eller kvartalsrapport. Dessa innehåller grafer och tabeller som visar de allra vanligaste nyckeltalen.

Du kan utgå från en mall och anpassa den efter dina behov.

Skapa egna rapporter och rapportmallar

Du kan skapa egna rapporter och rapportmallar genom att sammanställa komponenter själv, exempelvis tabeller, grafer och widgets.

Dela rapporter till andra organisationer

Rapportkomponenter

Exempelvis olika typer av grafer, diagram, rapporttabeller, radmallar, widgets, bilder och fritext.

Schemaläggning av rapporter

Schemalägg rapporter genom att spara som utkast eller publicera i organisationen.

Om du vill kan rapporten göras tillgänglig att redigeras av flera användare som utkast.

Exportera till Excel eller PDF

Exportera din rapport som PDF. Enskilda rapportkomponenter kan exporteras som .xls eller .pdf.

Publicera rapporter till användare

Användaren får ett mejl med en länk för att logga in och läsa rapporten. En PDF skapas också av rapporten som arkiveras i dokumentarkivet.

Budget på kostnadsställen, bolagsnivå och koncernnivå

Budget på kontonivå

Basera budget på föregående års data med säsongsvariationer

Prognos på kostnadsställen, bolagsnivå, koncernnivå

Prognos på kontonivå

Utfall för tidigare perioder

Inklusive prognosvärden eller budgetvärden för resterande perioder.

Ekonomianalys och rapportering per affärsområde

För enskild organisation eller på koncernnivå

Automatiskt visualiserad likviditetsprognos

Boardeaser tar automatiskt fram en sammanställning över förväntade in- och utbetalningar. Detta för att du bättre ska kunna överblicka och styra företagets framtida behov av likvida medel.

Inhämtning från olika datakällor

För att göra en tillförlitlig, automatisk likviditetsprognos krävs underlag i form av data.

Datakällor till den automatiserade likviditetsprognosen hämtas från:

• Bokföringen.
• Inläst resultatbudget
• Manuella tillägg av transaktioner.

Inläsning av bokföringen

Inhämtas genom integration med det bokföringssystem som organisationen använder alternativt genom inläsning av SIE eller SAF-T-fil.

Inläsning av resultatbudget

Resultatbudget hämtas från den budget som du läser in till Boardeaser.

Inmatning av manuella transaktioner

Upprätta manuella transaktioner, exempelvis upptagna lån eller investeringar.

Inhämtning av bokföringsdata

Läs in organisationens bokföringsdata till Boardeaser genom att aktivera en integration till ditt bokföringssystem eller genom att läsa in SIE- eller SAF-T-filer.

Systemet stöder även inläsning av annan data med hjälp av Excel-filer, detta ingår i produkten Nyckeltalsanalys.

Smarta integrationer

För att inhämta din bokföringsdata har Boardeaser färdiga kopplingar till alla vanliga, svenska bokföringssystem.

Färdiga dashboards med vanliga finansiella nyckeltal

Med Ekonomianalys får du en tydlig, visuell överblick över koncernens finansiella situation, med hjälp av våra noga framtagna standarddashboards.

När du har läst in bokföringsdata till ditt konto, uppdateras dashboards (och eventuella rapporter) omedelbart med beräkningar av alla nyckeltal. Dessa uppdateras automatiskt så snart ny data lästs in.

I våra färdiga dashboards kan du exempelvis se nyckeltal som omsättning, resultat, eget kapital etc.

Standarddashboard med vanliga nyckeltal

Skapa dashboards med koncernens viktigaste nyckeltal. Du kan också skapa dashboards på bolagsnivå.

Skapa och skräddarsy egna dashboards

Skapa dashboards med koncernens viktigaste nyckeltal. Du kan också skapa dashboards på bolagsnivå.

Dela dashboards till flera organisationer

Drill-down

Drill-down gör det möjligt att analysera data på en mer detaljerad nivå, så som kostnadsställe, kontonivå, transaktion, verifikat och fakturabilder.

Export till Excel

Du kan exportera bland annat kontoplan, koncerntablå och elimineringar till Excel, inför en revision.

Samarbeta med revisor

Bjud in revisorer som användare i systemet så att de själva kan granska konsolideringen i systemet.

Importera data från Excel – för en djupare analys

Med Nyckeltalsanalys får du möjlighet att kombinera din bokföring med andra typer av data med hjälp av Excel-filer.

Du kan till exempel läsa in operativa data för att se nyckeltal som intäkt per anställd.

Detta ger dig möjlighet att få en mer komplett analys av din organisations status.

Skapa egna nyckeltal med enkelt verktyg

Du behöver inte vara expert på formler, i Boardeaser får du stöd att bygga egna nyckeltal som du vill följa upp.

Du kan skapa en graf från nyckeltal med några få klick, med hjälp av ett intuitivt nyckeltalsverktyg visualiserar just det du vill se.

Det går även att läsa in eller skapa nyckeltal på bolagsnivå för att sedan sammanslå dessa till ett nyckeltal för koncernen, exempelvis "antal anställda".

Rapportmallar

Med vårt rapporteringsverktyg följer flera färdiga rapportmallar för olika ändamål.

Bland annat erbjuder vi mallar för periodrapporter (liten, mellan, stor) eller kvartalsrapport. Dessa innehåller grafer och tabeller som visar de allra vanligaste nyckeltalen.

Du kan utgå från en mall och anpassa den efter dina behov.

Skapa egna rapporter och rapportmallar

Du kan skapa egna rapporter och rapportmallar genom att sammanställa komponenter själv, exempelvis tabeller, grafer och widgets.

Dela rapporter till andra organisationer

Rapportkomponenter

Exempelvis olika typer av grafer, diagram, rapporttabeller, radmallar, widgets, bilder och fritext.

Schemaläggning av rapporter

Schemalägg rapporter genom att spara som utkast eller publicera i organisationen.

Om du vill kan rapporten göras tillgänglig att redigeras av flera användare som utkast.

Exportera till Excel eller PDF

Exportera din rapport som PDF. Enskilda rapportkomponenter kan exporteras som .xls eller .pdf.

Publicera rapporter till användare

Användaren får ett mejl med en länk för att logga in och läsa rapporten. En PDF skapas också av rapporten som arkiveras i dokumentarkivet.

Budget på kostnadsställen, bolagsnivå och koncernnivå

Du kan skapa budget på koncernnivå alternativt skapa budget per bolag och sedan sammanslå dem till en koncernbudget.

Budget på kontonivå

Basera budget på föregående års data med säsongsvariationer

Prognos på kostnadsställen, bolagsnivå, koncernnivå

Du kan skapa prognos på koncernnivå alternativt skapa prognos per bolag och sedan sammanslå dem till en koncernbudget.

Prognos på kontonivå

Utfall för tidigare perioder

Ekonomianalys och rapportering per affärsområde

För enskild organisation eller på koncernnivå

Skapa koncernstruktur

I Boardeaser bygger du upp er koncernstruktur, antingen ur ett legalt eller operativt perspektiv.

Här finns stöd för följande:

• Underkoncerner: Konsolideringen baseras på moderbolaget. Har du underkoncerner så kan du välja att konsolidera underkoncernen först för att sedan läsa upp konsoliderade siffror till nästa nivå i strukturen.
• Minoritet: Lägg till ägarstruktur för respektive bolag som förklarar hur många procent moderbolaget äger. Det finns automatisk minoritetsberäkning som baseras på detta.
• Startdatum: Lägg till ett startdatum för respektive dotterbolag, det vill säga när bolaget blev en del av koncernen. Exempelvis om man har köpt ett bolag i mitten av räkenskapsåret så justeras detta per automatik i konsolideringen.

Brygga konton

Som en del av uppsättningen av din konsolidering, kan du brygga konton från de juridiska bolagen till en koncernkontoplan.

Du kan också skapa egna koncernkonton samt dela din koncernkontoplan till underkoncerner.

Förvärvseliminering

Goodwill/ övervärden

Automatisk avskrivning av goodwill/ övervärden.

Konsolidering till koncerntablå

Konsolidering av koncernens bolag till en koncerntablå enligt koncerns kontoplan och koncernens valuta.

IB-UB Analys

Avstämning av IB- och UB-balanser mellan räkenskapsår.

Bokföringsjusteringar

Bokföringsjusteringar fungerar som ett mellanlager mellan den juridiska bokföringen och koncerndatan.

Justeringar av koncernbokföringen kan då göras utan att den juridiska bokföringen påverkas.

Minoritetshantering

Automatisk beräkning av minoritet i resultaträkningen och eget kapital (resultat hänförbart till minoritet och eget kapital hänförbart till minoritet).

Automatiska elimineringsförslag

Motpartstaggning används för att identifiera vilka transaktioner som är interna.

Målet är att sätta upp motpartstaggning så bra som möjligt, så att alla koncerninterna transaktioner kan identifieras och hanteras automatiserat.

Utifrån de identifierade transaktionerna kan man sätta upp så kallade elimineringsregler för att få mer automatiserade elimineringar i koncernbokslutet.

Lås bokslut

Du kan låsa ert bokslut så att värden inte ändras.

Automatisk hämtning av valutakurser från Riksbanken

Automatisk valutaomräkning

Automatisk valutaomräkning av resultaträkning och balansräkning.

Förvärvsanalys i utländsk valuta

Bokföringsjusteringar i utländsk valuta med valutaväxling

Automatisk valutaomräkning av GW-post och avskrivningar av GW

Upprätta koncernårsredovisning enligt Bolagsverkets taxonomi

Få en strukturerad process och färdig mall att arbeta utifrån.

Digital inlämning till Bolagsverket

Boardeasers digitala inlämning använder innebär att ni som organisation får en smidig dokumenthantering, signering, leverans och spårbarhet.

Hämta värden från konsolideringen

Hämta värden till årsredovisningen direkt från den löpande konsolideringen du upprättat i Boardeaser.

Förhandsgranska

Förhandsgranska årsredovisningen samtidigt som du arbetar med den.

Inbyggda kontroller

Det finns inbyggda kontroller i årsredovisningen som markerar alla avvikelser.

Det avser främst kontroller av korsreferering mellan de olika delarna i årsredovisning, exempelvis att samma värde i balansräkningen även finns i not.

Exportera årsredovisning till PDF eller Excel

Lås årsredovisningen

Lås årsredovisningen så att värden inte ändras.

Automatiserad hantering av leasingavtal

Verktyget för IFRS16 gör det lättare att hantera kraven som finns i den nya redovisningsstandarden för leasingavtal.

Ditt arbete blir mer effektivt och du kan lita på att de siffror du får fram i verktyget alltid är korrekta så länge du har lagt in rätt parametrar. Det enda du behöver göra är att mata in er data, resten sker automatiskt i verktyget.

Funktionen bidrar bland annat till högre säkerhet och bättre koll på objekt.

Verktyget är under utveckling.

Transaktionshistorik

Alla händelser som registeras i Boardeaser samlas i en översiktsvy för transaktionshistorik.

En transaktionshändelse innebär att aktiefördelningen påverkats.

Ange olika aktietyper

När du skapar en aktiebok definierar du aktiebokens aktietyp. Du kan i efterhand redigera aktietypen genom att lägga till aktietyper, ändra antalet röster eller återställa alla röster.

Preferensaktier är en av de aktietyper man kan välja vid hantering av bolagsinformation i aktieboken, de övriga är A-, B- och C-aktier.

Exportera aktiebok som PDF

Röstetal per aktie

Kommentarer och villkor

Visualiserade löptider – Gantt-schema

Index med filtrering

Sökfunktion

Inläsning via e-post

Du kan skicka in avtal till Boardeaser via e-post. Avtalen samlas i en egen flik för vidare hantering.

Händelselogg

Begär in kontrakt

Kategorier

Egen meta-data

Kontraktsvärden

Exportfunktionalitet

Kommentarer

Smart flöde för e-signering

Vårt verktyg för att e-signera årsredovisningen, hjälper dig att hantera, skriva under och skicka in era årsredovisningar på ett korrekt sätt.

Du kan ange vem som ska ansvara för årsredovisningen, vd och revisor(er) och du får ett digitalt flöde som hjälper er att inhämta signaturer.

Ladda upp årsredovisningen för e-signering samt eventuell revisionsberättelse.